Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.
aStelle a: Ich arbeite in einem Fahrradladen und muss auf eine schwierige Mail antworten.
Unten stehen die Mail und meine Notiz. Nimm aus der Notiz den Inhalt, nicht den Ärger.
Sag meine Entscheidung im ersten oder zweiten Satz, klar und ohne Wenn und Aber.
Entschuldige dich nur, wenn ich in der Notiz einen Fehler von uns nenne.
Biete nichts an, was nicht in der Notiz steht: keinen Gutschein, keinen Rabatt, keinen Rückruf.
Keine Floskeln wie „Wir bedauern die Unannehmlichkeiten“. Höchstens 120 Wörter.
Fehlt dir etwas, frag nach, höchstens zwei Fragen, und warte auf meine Antworten.
Namen und Gruß setze ich selbst ein.
Ton: ruhig, freundlich, bestimmt.
Anrede: bStelle b: [per Sie oder per du]
Die Mail: cStelle c: [die Mail des Kunden, ohne Namen und Adresse]
Meine Notiz: dStelle d: [was du denkst, was es gibt und was nicht, ungefiltert]
aStelle a: dein Betrieb · bStelle b: Sie oder du · cStelle c: die Mail · dStelle d: deine Notiz (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.
Vor dem Einfügen: Stehen noch Name, Adresse, Telefonnummer oder Rahmennummer in der Mail? Lösch sie.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis
an „erstatten wir Ihnen nicht“Deine Entscheidung steht im ersten oder zweiten Satz. Mit der Vorlage war das im Test jedes Mal so.
am Anfang der MailKeine Entschuldigung und kein „Wir verstehen Ihren Ärger“. Eine Entschuldigung gehört nur hinein, wenn du selbst einen Fehler nennst.
an „kostenlos nach“Angeboten wird nur, was in deiner Notiz steht. Kein Gutschein, kein Rabatt, kein Rückruf, kein Versprechen, dass jetzt alles hält.
an „Darauf haben wir auf dem Zettel hingewiesen“Nichts von deinem Ärger ist übrig. Der Zettel wird erwähnt, ohne ihn dem Kunden vorzuhalten, kein „wie bereits mitgeteilt“ und kein „… ist kein Pfusch“.
an „am besten vormittags“Dein Nachtrag steht drin, der Rest ist gleich geblieben. **Abnahme: du.** Jeden Betrag, jeden Tag und jede Uhrzeit vergleichst du mit deiner Notiz.
Das ist Meikes Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen
aStelle a: bis dStelle d: änderst du in jedem Betrieb.
FliesenlegerbetriebJens, der Kunde will Nachlass, weil das Bad später fertig war
aStelle a: „Ich arbeite in einem Fliesenlegerbetrieb“
dStelle d: warum es später wurde (der Großhandel lieferte zu spät) und dass es keinen Nachlass gibt.
Das baut die KI anders
Das Nein zum Nachlass steht im ersten Satz, der Grund mit dem Großhandel gleich dabei.
Bleibt draußen
Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden.
Kurz prüfen:
Ein Satz Verständnis für die Tage ohne Dusche darf bleiben. Eine Entschuldigung für den Großhandel nicht. Ob ihr für seine Verspätung einstehen müsst, ist ein Einzelfall.
Passt nicht, wenn ihr einen festen Termin schriftlich zugesagt habt. Dann lass dich beraten, bevor du antwortest.
GebäudereinigungYvonne, die Beschwerde trifft eine Mitarbeiterin, und diesmal war es euer Fehler
aStelle a: „Ich arbeite in einer Gebäudereinigung“
dStelle d: was ausgefallen ist und dass es euer Fehler war, was ihr jetzt tut, etwa kostenlos nachwischen, und dass du den Vorwurf gegen die Kollegin nicht stehen lässt.
Das baut die KI anders
Weil deine Notiz einen Fehler nennt, entschuldigt sie sich, und zwar einmal. Die Ursache legt sie auf euren Plan, nicht auf die Kollegin.
Bleibt draußen
der Name der Kollegin. Schreib „die neue Kollegin“. Auch Namen von Mieterinnen und Bewohnern.
Kurz prüfen:
Steht am Ende „Bitte bleiben Sie bei Ihrer Kritik sachlich.“, streich den Satz (siehe „Wenn es schiefgeht“).
Passt nicht, wenn etwas beschädigt wurde. Dann sprichst du zuerst mit deiner Versicherung.
Praxis und KanzleiPasst nicht ohne Business-Tarif. Die Mail eines Patienten oder Mandanten ist ein echter Fall, auch ohne Namen (R1). Diese Antworten schreibst du selbst.
Für Fortgeschrittenedie eigene Mail gegenlesen lassen
die eigene Mail gegenlesen lassen
Hast du die Antwort schon selbst geschrieben, lass sie so gegenlesen, und markiert die KI auch dein Nein, lässt du es stehen. Unten stehen die Mail eines Kunden und meine Antwort darauf. Lies meine Antwort so, wie der Kunde sie liest. Zeig mir die Sätze, die nach Vorwurf, Ausrede oder Betteln klingen, und sag in einem Halbsatz, warum. Meine Entscheidung bleibt. Markier nur, wie sie klingt. Schreib die Mail nicht neu. Die Mail: [die Mail des Kunden, ohne Namen und Adresse] Meine Antwort: [deine Antwort]
Was danach kommt: Landet der Ärger trotzdem als Bewertung im Netz, antwortest du dort mit Abkürzung 23.
Weitergeben
Kennst du jemanden, dem das Arbeit spart? Schick den Link weiter, ohne Anmeldung und ohne Zähler.
