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Die KI kann keine Fliesen legen.
Alle 30 KI-Abkürzungen

Abkürzung 3 von 30 · Teil 1: Das Postfach

Immer dieselbe Antwort

Ja, wir haben samstags geöffnet. Zum hundertsten Mal.

Einmal einrichtenSofort machbar

Dieselben Fragen kommen immer wieder per Mail, und du beantwortest jede neu.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

  1. Stelle a: Ich arbeite am Empfang einer Hausarztpraxis.
  2. Per Mail kommen immer wieder dieselben Fragen. Unten stehen sie mit unseren Angaben.
  3. Bau mir daraus Antwortbausteine, die ich speichere und immer wieder verwende.
  4. Fass gleiche Fragen zusammen: ein Baustein pro Thema, mit kurzer Überschrift.
  5. Bevor du schreibst: Frag nach, was dir fehlt. Höchstens drei Fragen. Warte auf meine Antworten.
  6. Jeder Baustein hat höchstens vier Sätze, ohne Anrede und Gruß.
  7. Schreib nur, was in meinen Angaben oder Antworten steht. Erfinde nichts dazu.
  8. Fehlt etwas, schreib eine Lücke in eckigen Klammern, etwa [Telefonnummer].
  9. Stelle b: Ton: freundlich, per Sie.
  10. Stelle c: Keine medizinischen Ratschläge, auch nicht allgemein.
  11. Die Fragen: Stelle d: [die Fragen aus deiner Notiz, allgemein]
  12. Unsere Angaben: Stelle e: [eure Zeiten, Anfahrt, Parken und was ihr sonst immer erklärt]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: per Sie oder per du · Stelle c: was nie in einer Antwort stehen darf · Stelle d: die Fragen · Stelle e: eure Angaben (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Prüfe die Fragen vor dem Einfügen: Gehört noch etwas zu einem Patienten?

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

  • an der ersten KI-AntwortErst kamen Fragen, höchstens drei, noch keine Bausteine. Gefragt wird, wo deine Angaben fehlen.
  • an „Parken“Jeder Baustein hat eine Überschrift und höchstens vier Sätze, ohne Anrede und Gruß. Die setzt du in der Mail selbst davor und dahinter.
  • an „9 bis 12 Uhr“ und „Buslinie 7“Zeiten, Bus und Parken stehen so da wie in deinen Angaben. Nichts ist dazu erfunden.
  • an „[Tage und Zeiten]“Die Frage blieb unbeantwortet, darum steht eine Lücke da. Auch „aus dem Ort“ wurde eine, die KI kennt euren Ort nicht.
  • an „116117“Notdienst und Notruf stehen unverändert drin, ein medizinischer Rat nirgends.
  • an „Versichertenkarte“Was aus deinen Antworten dazukam, hängt manchmal am falschen Baustein. Hier gilt es für alle, nicht nur für neue Patienten. **Abnahme: du.** Telefonnummer, Mailadresse, Ort und Blutabnahme-Zeiten setzt du ein. Urlaub und Vertretung sollen so klingen wie auf eurem Anrufbeantworter.

Das ist Semas Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

FahrradladenMeike, Fragen zu Werkstatt und Leasing

  • Stelle a: „Ich arbeite in einem Fahrradladen mit Werkstatt.“
  • Stelle b: bleibt
  • Stelle c: „Nenn keine Preise und keine Reparaturzeiten, die nicht in meinen Angaben stehen.“
  • Stelle d: Samstag, Reparatur ohne Termin, Inspektion, Schlauch, Leasing, Parken
  • Stelle e: Öffnungszeiten, was ohne Termin geht, eure festen Preise.
Das baut die KI anders
Die KI fragt nach dem, was nur du weißt, etwa wie lange eine Inspektion dauert und ob ihr Leasing anbietet. Einen Preis, den du nicht angibst, nennt sie nicht, auch nicht für die Inspektion.
Bleibt draußen
Preise, die vom Rad abhängen. Die nennst du erst am Rad.
Kurz prüfen:
Aus „15 Euro plus Schlauch“ machte die KI im Test jedes Mal eine Lücke für den Schlauchpreis. Füll sie oder streich den Satz.

CaféAylin, Fragen der Gäste

  • Stelle a: „Ich habe ein Café mit Mittagstisch.“
  • Stelle b: „Ton: freundlich, per du.“
  • Stelle c: „Zu Zutaten und Allergenen schreib nur, dass man beim Bestellen fragen soll.“
  • Stelle d: Reservieren, Mitnehmen, Hund, vegan, Allergene
  • Stelle e: Öffnungszeiten, Mittagstisch, ab wie vielen Leuten ihr reserviert.
Das baut die KI anders
Die Bausteine sprechen deine Gäste mit du an und klingen lockerer. Die Frage nach Sellerie in der Linsensuppe wird ein Baustein für alle Zutaten und Allergene, darin steht nur: beim Bestellen fragen.
Bleibt draußen
was Gäste über ihre eigenen Allergien schreiben. Das sind Gesundheitsangaben.
Kurz prüfen:
Per du rutscht manchmal eine kleine Zusage hinein, etwa „kommt einfach vorbei“ bei kleinen Gruppen. Streich sie, wenn sie bei euch nicht stimmt.

Passt nicht für die Allergenliste selbst. Die baust du aus deinen Rezepten (Abkürzung 19).

Für Fortgeschrittenedie Seite „Häufige Fragen“

  • die Seite „Häufige Fragen“

    Schreib im selben Chat: „Mach aus den Bausteinen eine Seite ‚Häufige Fragen‘ für unsere Webseite. Jede Frage so, wie ein Patient sie stellen würde, darunter die Antwort. Nur was in den Bausteinen steht.“ Offene Lücken wandern mit, füll sie vorher.

Was danach kommt: Die Mail, auf die kein Baustein passt, weil jemand verärgert ist, ist Abkürzung 4.

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