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Die KI kann keine Fliesen legen.
Alle 30 KI-Abkürzungen

Abkürzung 15 von 30 · Teil 4: Papierkram

Der Schuhkarton voller Belege

Für alle, deren Buchhaltung einen Deckel hat

Jedes Mal mit KISofort machbar

Deine Belege liegen lose in einer Kiste, und die Steuerberatung will sie geordnet.

Das gibst du der KITeil 1: Belege abschreibenmit den Fotos

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

  1. Ich führe Stelle a: einen Fahrradladen und sammle meine Belege für die Steuerberatung.
  2. Auf den Fotos sind Belege aus diesem Monat.
  3. Schreib eine Tabelle mit den Spalten Datum, Lieferant, Beleg-Nr., Was, Wofür, Betrag ohne Steuer, Steuersatz, Steuer, Gesamtbetrag, Zahlart.
  4. Stelle c: Eine Zeile pro Beleg. Zeigen zwei Fotos denselben Beleg, schreib ihn nur einmal auf und sag es mir.
  5. Schreib nur ab, was auf dem Beleg steht. Erfinde nichts dazu.
  6. Rechne nichts aus, auch keine Steuer und keine Summe. Steht ein Betrag nicht auf dem Beleg, lass das Feld leer.
  7. Wo du etwas nicht sicher lesen kannst, schreib [?] dahinter.
  8. Schreib unter die Tabelle für jeden Beleg eine Zeile zum Nachrechnen: Betrag ohne Steuer + Steuer = Gesamtbetrag, mit den Zahlen vom Beleg. Ob sie aufgeht, prüfe ich selbst.
  9. Die Spalte Wofür lässt du leer. Frag mich darunter, Stelle b: wofür die Einkäufe waren und was du nicht lesen konntest, höchstens drei Fragen.
  10. Schreib nach meinen Antworten die ganze Tabelle noch einmal.
  11. Belege: [hier die Fotos anhängen]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: wonach die KI fragt, wenn dir etwas anderes wichtig ist als der Zweck · Stelle c: die Zeilenregel, wenn deine Belege zwei Steuersätze haben. Was bei dir hineingehört, steht unter „Dein Betrieb“. Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Vor dem Hochladen: Steht auf einem Foto ein Kundenname oder eine ganze Kartennummer? Deck sie ab oder lass den Beleg weg.

Teil 2: Am Monatsendein einem neuen Chat

  1. Ich führe Stelle a: einen Fahrradladen. Unten stehen meine Belegtabelle für einen Monat und die Abbuchungen von meinem Geschäftskonto aus demselben Monat.
  2. Such zu jeder Abbuchung den passenden Beleg. Passend heißt: gleicher Betrag und ungefähr gleiches Datum.
  3. Schreib mir dann zwei Listen: Abbuchungen ohne Beleg und Belege ohne Abbuchung.
  4. Ordne nichts zu, was nur ungefähr passt. Bist du unsicher, schreib es dazu.
  5. Gutschriften auf dem Konto lässt du weg.
  6. Rechne keine Unterschiede aus und gib keine Tipps zur Buchhaltung.
  7. [hier deine Belegtabellen und die Abbuchungen einfügen]

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

  • an „Fotos 1 und 3“Ein doppelt fotografierter Beleg steht einmal da, und die KI sagt es dir.
  • am leeren Feld ZahlartWas nicht auf dem Beleg steht, bleibt leer. Die KI rät nicht.
  • an der Häkchen-SpalteFür jeden Beleg eine Zeile zum Nachrechnen, mit den Zahlen vom Beleg. Ob sie aufgeht, sagt die KI nicht, das prüfst du.
  • an „deine Angabe“In Wofür steht nur, was du gesagt hast.
  • an „Noch offen“Was deine Antwort nicht klärt, fragt die KI noch einmal, statt es einzutragen. **Abnahme: du.** Jede Zeile ist mit dem Papier verglichen, jede Zeile zum Nachrechnen abgehakt, kein [?] und keine offene Frage mehr übrig, oder du hast die Stelle selbst vom Beleg abgelesen. Erst dann geht die Tabelle an die Steuerberatung.

Das ist Meikes Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

FliesenlegerbetriebBelege nach Baustelle

  • Stelle a: einen Fliesenlegerbetrieb
  • Stelle b: „für welche Baustelle die Einkäufe waren“
Das baut die KI anders
Sie fragt je Beleg nach der Baustelle und schreibt deine Antwort in die Spalte Wofür.
Bleibt draußen
Name und Adresse des Kunden. In deiner Antwort reicht ein Stichwort wie „Bad Lindenstraße“.
Kurz prüfen:
Steht in Wofür nur, was du gesagt hast? Im Test fragte die KI jedes Mal nach, statt eine Baustelle zu raten.

Café mit Mittagstischein Bon mit zwei Steuersätzen

  • Stelle a: ein Café mit Mittagstisch
  • Stelle c: „Eine Zeile pro Beleg, bei zwei Steuersätzen auf einem Beleg eine Zeile je Steuersatz. Die Zeile zum Nachrechnen hat dann alle Beträge ohne Steuer und alle Steuern vor dem Gleichheitszeichen und die Summe vom Beleg dahinter.“
Das baut die KI anders
zwei Zeilen für einen Bon, eine für 7 und eine für 19 Prozent. Gesamtbetrag bleibt in beiden leer, weil der Bon nur die Summe für alles zeigt. Die Zeile zum Nachrechnen geht über den ganzen Bon.
Bleibt draußen
Bewirtungsbelege mit den Namen deiner Gäste.
Kurz prüfen:
Braucht deine Steuerberatung den Betrag mit Steuer je Steuersatz, rechnest du ihn selbst: ohne Steuer plus Steuer, Zeile für Zeile.

Praxis und KanzleiEure eigenen Einkaufsbelege, etwa Büro- und Praxisbedarf, passen genauso. Belege mit Patienten- oder Mandantenbezug, etwa Laborrechnungen oder Gerichtskosten mit Aktenzeichen, passen nicht ohne geprüften Business-Tarif.

Was danach kommt: Kommt dir eine Lieferantenrechnung im Karton komisch vor, hilft Abkürzung 16 beim Prüfen.

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