Abkürzung 7 von 30 · Teil 2: Anfragen und Angebote

Terminbestätigung, Erinnerung, Absage

Damit niemand vor der verschlossenen Tür steht

Einmal einrichtenSofort machbar

Du machst Termine am Telefon oder am Tresen aus und schreibst Bestätigung, Erinnerung und Absage jedes Mal neu, oder gar nicht, weil gerade keine Zeit ist.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite in einer Anwaltskanzlei und brauche drei Textbausteine für Termine mit Mandanten.
Eine kurze Bestätigung, eine Erinnerung am Vortag und eine Absage, in der wir einen neuen Termin anbieten.
Unten steht ein ausgedachter Beispieltermin.
Bevor du schreibst: Frag nach, was dir fehlt. Höchstens drei Fragen. Warte auf meine Antworten.
Schreib dann jeden Baustein getrennt, mit Betreff und höchstens fünf Sätzen.
Was sich von Termin zu Termin ändert, wird eine Lücke in eckigen Klammern, etwa [Datum].
Schreib nur, was im Eintrag oder in meinen Antworten steht. Erfinde nichts dazu. Fehlt etwas, schreib eine Lücke.
Schreib unter die Bausteine, was in jede Lücke gehört.
Ton: sachlich, freundlich, per Sie.
Stelle b: Kalendereintrag: [hier einen typischen Termin eintragen, ausgedacht und ohne Namen]

Stelle a: dein Betrieb und mit wem die Termine sind (siehe „Dein Betrieb“) · Stelle b: dein ausgedachter Termin. Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Prüf vor dem Abschicken: Steht bei ⓑ ein Name, ein Aktenzeichen oder ein echter Termin? Dann ersetz ihn.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an der ersten KI-ZeileErst kommen Fragen, noch kein Baustein.
an [Terminart] und [Datum]Was sich ändert, ist eine Lücke. Vom Beispieltermin steht nichts fest drin.
an [Unterlagen]Was du nicht wusstest, bleibt eine Lücke, statt geraten.
an der AbsageEin neuer Termin, kein Grund. Mit der Antwort „Einen Grund nennen wir nicht.“ stand im Test nie ein Grund in der Absage, auch keine Lücke dafür.
an „heute bis 12 Uhr“Stimmt nur, wenn die Erinnerung vormittags rausgeht. **Abnahme: du.** Eure Kontaktdaten trägst du im gespeicherten Baustein ein. Vor jedem Abschicken: Keine eckige Klammer ist übrig, Wochentag und Datum passen zum Kalender, und der neue Termin ist wirklich frei.

Das ist Noras Ergebnis, nicht deins. Deine KI fragt und formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Stelle a: und Stelle b: änderst du in jedem Betrieb. Am meisten ändert sich dadurch bei diesen beiden.

HausarztpraxisSema, Blutabnahme

Stelle a: „Ich arbeite am Empfang einer Hausarztpraxis und brauche drei Textbausteine für Termine mit Patienten.“
Stelle b: „Kalendereintrag: Mo, 19.10., 8:15 Uhr · Blutabnahme · nüchtern kommen · Dauer etwa 10 Minuten“

Das baut die KI anders: „Nüchtern“ steht in den Bausteinen oder als Beispiel unter einer Lücke wie [Hinweis], so erklärt, wie eure Ärztin es vorgibt und du es bei der Rückfrage schreibst. Steht „Blutabnahme“ fest drin, speichere die Bausteine unter „Blutabnahme - …“.
Bleibt draußen: Namen und jeder echte Termin, erst recht Beschwerden und Diagnosen. Schon dass jemand Patient ist, fällt unter die Schweigepflicht.
Kurz prüfen:: Fehlt „nüchtern“ im Text und in der Liste unter den Bausteinen, schreib es selbst hinein. Per Mail oder SMS erinnerst du nur Patienten, die dem vorher ausdrücklich zugestimmt haben, auch bei der SMS aus der Version für Fortgeschrittene. Alle anderen rufst du an.

GebäudereinigungYvonne, Reinigung beim Kunden

Stelle a: „Ich leite eine Gebäudereinigung und brauche drei Textbausteine für Reinigungstermine bei unseren Kunden.“
Stelle b: „Kalendereintrag: Mi, 21.10., 7:00 bis 10:00 Uhr · Grundreinigung Büroetage · Schlüssel liegt beim Hausmeister · zwei Mitarbeiterinnen“

Das baut die KI anders: Die Bausteine gehen an Firmen und Hausverwaltungen und sagen, wie ihr ins Objekt kommt.
Kurz prüfen:: Steht drin, wie ihr ins Objekt kommt, oder eine Lücke dafür? In zwei von zwölf Versuchen fehlte beides. Dann trag den Zugang selbst ein.

Passt nicht für feste Einsätze jede Woche. Die bestätigst du einmal mit dem Auftrag.

Für Fortgeschrittenedie Erinnerung als SMS

die Erinnerung als SMS
Schreib nach den Bausteinen ins selbe Feld: „Schreib die Erinnerung noch einmal als Kurznachricht fürs Handy: höchstens 160 Zeichen, mit denselben Lücken. Schreib nur die Nachricht.“ Ausgefüllt kann sie länger werden. Zähl einmal nach und streich notfalls den Gruß.

Weitergeben

Kennst du jemanden, dem das Arbeit spart? Schick den Link weiter, ohne Anmeldung und ohne Zähler.

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