Abkürzung 1 von 30 · Teil 1: Das Postfach

Der KI deinen Ton beibringen

Damit es nicht nach Pressestelle klingt

Einmal einrichtenSofort machbar

Die KI schreibt dir Mails, aber sie klingen nicht nach dir.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite in einer Anwaltskanzlei und schreibe viele Mails an Vermieter, Dienstleister und Bewerberinnen.
Unten stehen fünf Texte, die ich selbst geschrieben habe. Namen, Beträge und Orte sind durch X ersetzt.
Schreib daraus Tonregeln, nach denen du künftig in meinem Ton schreibst.
Höchstens zehn Regeln, jede in einem Satz, dazu ein kurzes Beispiel aus meinen Texten.
Nimm nur auf, was man an meinen Texten wirklich sieht, nichts, was auf jeden Text passen würde.
Übernimm keine Namen und keine Fälle, nur wie ich schreibe.
Schreib nur die Tonregeln, ohne was davor und danach.
Meine Texte:
Stelle b: [deine fünf Texte]

Stelle a: dein Betrieb und was du schreibst · Stelle b: deine fünf Texte (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Prüfe die Texte vor dem Einfügen: Geht eine Mail um ein Mandat, lass sie weg. Steht noch ein Name, ein Betrag oder ein Ort darin?

Bei jeder Aufgabe davor

Schreib in meinem Ton, nach diesen Tonregeln. Nimm daraus nur den Ton, keinen Inhalt. Schreib nur, was in meiner Aufgabe steht.
[darunter deine Tonregeln aus der Notiz]
Aufgabe: [was diesmal zu schreiben ist]

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an der ganzen ListeHöchstens zehn Regeln, jede mit einem Beispiel aus deinen Mails. Am Beispiel prüfst du, ob die Regel stimmt.
an Regel 1Anrede und Gruß stehen drin, in deinen Worten. Im Test fehlte der Gruß in fast jedem dritten Testlauf. Dann schreibst du ihn selbst dazu.
an „geändert hat sich nichts“Aus deinen Mails stammen nur Zitate. Kein Name und kein Fall wird zur Regel.
an „zwischen 9 und 11 Uhr“Ein Beispiel kann Inhalt tragen, hier eine Uhrzeit. Darum sagt der Kasten „nur den Ton, keinen Inhalt“.
am Schluss der ListeNur die Tonregeln, nichts davor und danach.
an „Das heißt für uns:“ in der MailEine Regel kann an der falschen Stelle landen, hier vor einer Bitte. Streich sie. Kommt das in jeder Mail vor, schränk die Regel in den Tonregeln ein. **Abnahme: du.** Ob eine Regel auf dich passt, weißt nur du.

Das ist Noras Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

CaféAylin, Posts und Antworten an Gäste

Stelle a: „Ich habe ein Café mit Mittagstisch und schreibe viele Posts und Antworten an Gäste.“
Stelle b: fünf eigene Posts und Antworten.

Das baut die KI anders: Die Tonregeln halten das Du fest und deinen Schluss, etwa „Bis dann“. Als Beispiel steht darin oft ein Gericht, etwa die Linsensuppe. Mit dem Kasten davor kam es im Test nie in einen neuen Post.
Bleibt draußen: Namen von Gästen, auch aus Antworten auf eine Beschwerde.
Kurz prüfen:: Steht dein Schluss mit Namen im Post? Fehlt er, gehört er in die Tonregeln.

Passt nicht für die Speisekarte mit Allergenen. Da zählt jede Angabe, nicht der Ton (Abkürzung 19).

GebäudereinigungYvonne, Nachrichten ans Team

Stelle a: „Ich leite eine Gebäudereinigung und schreibe viele Nachrichten an mein Team.“
Stelle b: fünf eigene Nachrichten an dein Team.

Das baut die KI anders: „Moin zusammen“ und die kurzen Sätze stehen drin. Wie du unterschreibst, fehlt in den Tonregeln manchmal. Schreib es selbst dazu, dann steht es unter jeder Nachricht.
Bleibt draußen: Namen deiner Leute, Objekte und Kunden. Auch hier setzt du X.
Kurz prüfen:: Steht Datum oder Uhrzeit so da, wie du es geschrieben hast?

Passt nicht für Abmahnungen und alles, was in die Personalakte gehört. Da zählt jedes Wort, nicht der lockere Ton.

Für Fortgeschrittenenachschärfen

nachschärfen
Hast du einen Entwurf vor dem Abschicken geändert, zeig der KI beides. Oft schränkt eine neue Regel dabei eine alte ein. Hier sind meine Tonregeln: [deine Tonregeln] Unten steht eine Mail, die du geschrieben hast, und darunter, wie ich sie abgeschickt habe. Ergänz die Tonregeln um das, was ich geändert habe. Höchstens zwei neue Regeln. Lass die alten Regeln stehen. Schreib die ganzen Tonregeln neu, ohne was davor und danach. Deine Mail: [der Entwurf der KI] Meine Fassung: [was du abgeschickt hast]

Was danach kommt: Die Mails, die seit Tagen liegen, weil du nicht weißt, wie anfangen, sind Abkürzung 2.

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