Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.
aStelle a: Ich arbeite in einer Gebäudereinigung.
Unten stehen meine Notizen zu den Anrufen von heute. Ich habe sie nach jedem Anruf ins Handy gesprochen, ohne Satzzeichen und mit Fehlern vom Diktieren. Jeder Anruf beginnt mit „neuer Anruf“.
Mach aus jedem Anruf eine Telefonnotiz für mein Team mit fünf Zeilen:
Art: Auftrag, Rückruf oder Termin, nur eins davon.
Anrufer: leer lassen, Name und Nummer trage ich selbst ein.
Worum es geht: höchstens drei kurze Sätze.
Nächster Schritt: was zu tun ist und bis wann.
Offen: was in meiner Notiz fehlt.
Hat ein Anruf zwei Anliegen, schreib zwei Notizen.
bStelle b: Schreib bei Aufträgen und Terminen dazu, um welches Objekt es geht.
Stell an den Anfang, was heute noch passieren muss, und schreib darüber „Heute noch“. Danach kommen Rückrufe, dann Termine, dann Aufträge.
Schreib nur, was in meinen Notizen steht. Erfinde keine Namen, Nummern, Preise, Uhrzeiten oder Zusagen.
Wenn ich mich beim Sprechen korrigiere, gilt das Letzte.
Zeitangaben wie „morgen“ übernimmst du wörtlich, rechne kein Datum aus.
Notizen:
[hier sprichst du nach jedem Anruf weiter]
aStelle a: dein Betrieb · bStelle b: worauf es bei euren Anrufen ankommt (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.
Lies vor dem Kopieren, was das Handy verstanden hat. Steht ein Name oder eine Telefonnummer darin, lösch sie.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis
an „Heute noch“Was heute noch passieren muss, steht oben, auch wenn du es zuletzt gesagt hast. Im Test war das jedes Mal so.
an „Anrufer:“Die Zeile ist leer.
an „Offen“ bei der HausverwaltungWas du nicht gesagt hast, steht hier, statt geraten.
an „nächsten Mittwoch“Die Zeitangabe steht da, wie du sie gesagt hast. Nichts ist dazuerfunden: kein Datum, kein Name, keine Nummer, kein Preis.
am SchlussVier Anrufe, vier Notizen. **Abnahme: du.** Anrufer, Datum und wer übernimmt, trägst du im Team-Chat ein. Was nicht zu deinem Anruf passt, änderst du dort.
Das ist Yvonnes Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen
aStelle a: und bStelle b: änderst du in jedem Betrieb. Am meisten ändert sich dadurch bei diesen beiden.
FahrradladenMeike, Anrufe zu Reparaturen
aStelle a: „Ich arbeite in einem Fahrradladen mit Werkstatt.“
bStelle b: „Sagt ein Kunde „nur, wenn“, etwa bei einem Preis, übernimm die Bedingung wörtlich.“
Das baut die KI anders
Ein Zusatzwunsch zur Reparatur steht als Auftrag da, samt „nur, wenn“, etwa „Sattel nur, wenn er unter fünfzig Euro kostet“. Will der Kunde angerufen werden, wenn das Rad fertig ist, wird daraus oft eine eigene Notiz.
Bleibt draußen
Rahmen- und Akkunummern, alles vom Auftragszettel mit Name und Telefonnummer.
Kurz prüfen:
Steht das „nur, wenn“ in der Notiz? Im Test stand es jedes Mal da.
FliesenlegerbetriebJens, Anrufe auf der Baustelle
aStelle a: „Ich arbeite in einem Fliesenlegerbetrieb.“
bStelle b: „Fragt ein Kunde nach Kosten oder Gewährleistung, schreib die Frage unter „Offen“ und beantworte sie nicht.“
Das baut die KI anders
Fragt jemand, was die Terrasse kostet oder ob die gelöste Fuge unter die Gewährleistung fällt, steht die Frage unter „Offen“, ohne Antwort und ohne Betrag.
Bleibt draußen
Adressen von Kunden und Baustellen.
Kurz prüfen:
keine Zusage und kein Preis. Die Antwort gibst du selbst beim Rückruf.
Praxis und KanzleiPasst nicht ohne Business-Tarif. Der Anruf eines Patienten oder Mandanten ist ein echter Fall, auch ohne Namen (R1). Für die paar übrigen Anrufe, etwa vom Techniker, lohnt sie sich kaum.
Was danach kommt: Wird aus einem Anruf ein Termin, schreibt Abkürzung 7 die Bestätigung. Ist es eine Preisanfrage ohne Angaben, hilft die Rückfrageliste aus Abkürzung 5.
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