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Die KI kann keine Fliesen legen.
Alle 30 KI-Abkürzungen

Abkürzung 29 von 30 · Teil 7: Zahlen und Pläne

Die Tabelle, die keiner anschaut

Dein Kassenabschluss hat dir was zu sagen

Jedes Mal mit KIEtwas Übung

Deine Kasse speichert jeden Tagesabschluss, aber die Liste hat noch nie jemand von oben bis unten gelesen.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

  1. Ich habe Stelle a: einen Fahrradladen. Unten steht Stelle b: mein Kassenexport von einem Jahr, ein Tag pro Zeile.
  2. Stelle c: Offen ist Montag bis Samstag, an Feiertagen ist zu.
  3. Rechne nichts aus, keine Summen, keine Durchschnitte und keine Prozente.
  4. Lies die Liste Zeile für Zeile und such nach Auffälligkeiten.
  5. Auffällig sind eine Zeile, die doppelt dasteht, eine Lücke und ein Sprung in der fortlaufenden Nummer.
  6. Auffällig ist auch ein einzelner Wert weit über oder unter denen davor und danach.
  7. Auffällig ist auch ein Monat, in dem fast alle Werte niedriger oder höher liegen als in den Monaten daneben.
  8. Schreib jede Auffälligkeit in eine eigene Zeile, mit Datum, Nummer und Betrag, genau so, wie sie in der Liste stehen.
  9. Erfinde keine Gründe. Was die Zahlen nicht zeigen, schreib als Frage an mich.
  10. Sag nichts über Trends oder die Zukunft und gib keine Tipps.
  11. Meine Liste: [Datei anhängen oder die Zeilen hier einfügen]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: was für eine Liste und wie lang · Stelle c: was bei dir regelmäßig ist. Was bei dir hineinkommt, steht unter „Dein Betrieb“. Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Prüfe die Datei vor dem Anhängen: Stehen Namen oder Kartennummern darin? Dann nimm den Export mit Tagessummen.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

  • an der doppelten ZeileJede Auffälligkeit steht mit Datum, Nummer und Betrag da, so wie in deiner Liste. Du findest sie mit der Suchfunktion wieder.
  • an „fehlen die Nummern“Die Nummern laufen weiter, die Zeilen fehlen. Die Kasse hat abgeschlossen, im Export fehlt die Woche.
  • am Junikeine Summe, kein Schnitt, kein Prozent. Die KI sagt nur, was sie in der Liste sieht.
  • an den FragenGründe stehen als Frage an dich, nicht als Behauptung. **Abnahme: du.** Jedes Datum aus der Antwort hast du in der Datei gefunden, mit demselben Betrag. Zum Juni hat Meike in die Monatsberichte geschaut: 37.511,89 € gegen 69.348,80 € im Mai und 68.327,70 € im Juli. Kein Tag fehlt, der Juni war wirklich schwach. Die doppelte Zeile und die fehlende Woche stehen auf dem Zettel für die Steuerberatung, neben dem 12. April steht „Lastenräder Kita, Rechnung liegt vor“.

Das ist Meikes Ergebnis, nicht deins. Deine KI ordnet anders und schreibt die Zeilen vielleicht als Tabelle.

Wenn die KI Unsinn schreibt
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Du änderst Stelle a: , Stelle b: und Stelle c: , und Stelle c: ist die wichtige Stelle: Was bei dir regelmäßig ist, bestimmt, was die KI als Lücke meldet.

Café mit MittagstischAylin sieht das erste Quartal durch

  • Stelle a: ein Café mit Mittagstisch
  • Stelle b: „mein Kassenexport von drei Monaten, ein Tag pro Zeile“
  • Stelle c: „Offen ist Dienstag bis Sonntag, montags ist Ruhetag.“
Das baut die KI anders
Ein fehlender Montag ist keine Lücke, ein fehlender Dienstag schon.
Bleibt draußen
Reservierungen mit Namen und Telefonnummern.
Kurz prüfen:
Steht beim 8. März nur Datum und Betrag, oder schon ein Grund? Aylin weiß, dass an dem Tag eine Feier war. Die KI weiß es nicht und darf es nicht raten.

Passt nicht für die Frage, welches Gericht sich lohnt. Dafür brauchst du die Verkäufe je Artikel, nicht die Tagessummen.

GebäudereinigungYvonne sieht ihren Rechnungsausgang durch

  • Stelle a: eine Gebäudereinigung
  • Stelle b: „mein Rechnungsausgang von einem Jahr, eine Rechnung pro Zeile“
  • Stelle c: „Jeder Stammkunde bekommt jeden Monat eine Rechnung, Sonderreinigungen kommen dazu.“
Das baut die KI anders
Sie geht jeden Stammkunden Monat für Monat durch. Im Test fand sie jedes Mal den Kunden, der im August keine Rechnung bekommen hatte, und die fehlende Rechnungsnummer.
Bleibt draußen
die Namen der Kunden. Ersetz sie vorher durch Nummern wie K01, K02.
Kurz prüfen:
Sonderreinigungen stehen als Ausreißer da, weil sie anders sind als die Monatsrechnung. Die hakst du ab. Wichtig sind der Monat ohne Rechnung und die fehlende Nummer.

Passt nicht als Ersatz für deine offenen Posten. Ob eine Rechnung bezahlt ist, steht nicht in dieser Liste.

Praxis und KanzleiPasst nicht ohne Business-Tarif. Eine Rechnungsliste mit Patienten oder Mandanten enthält echte Fälle, auch mit Nummern statt Namen (R1).

Für Fortgeschritteneder Vergleich mit dem Vorjahr

  • der Vergleich mit dem Vorjahr

    In einem neuen Chat. Jede Zeile, die sie vorrechnet, rechnest du mit Gleichheitszeichen nach. Ich habe einen Fahrradladen. Unten stehen meine Monatssummen aus dem Monatsbericht der Kasse, dieses Jahr und das Vorjahr. Rechne für jeden Monat den Unterschied in Euro und in Prozent vor, jeden Schritt in einer eigenen Zeile. Erfinde keine Gründe und gib keine Tipps. Monatssummen: [eine Zeile je Monat: Monat, dieses Jahr, Vorjahr]

Was danach kommt: Denselben zweiten Blick auf einen Plan statt auf Zahlen zeigt Abkürzung 30, beim Dienstplan.

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