Abkürzung 26 von 30 · Teil 6: Team und Sprachen

Anweisungen in der Sprache der Mitarbeitenden

Damit die Anweisung auch ankommt

Einmal einrichtenEtwas Übung

Eine Anweisung muss sitzen, und jemand in deinem Team versteht sie auf Deutsch nur halb.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich leite eine Gebäudereinigung. Unten steht eine Arbeitsanweisung für mein Team in Stichpunkten.
Mach daraus zuerst eine Fassung in einfachem Deutsch: kurze Sätze, ein Schritt pro Zeile, Zahlen als Ziffern.
Gebote schreibst du mit „muss“, Verbote mit „darf nicht“.
Übernimm jede Menge, jede Zeit, jede Schutzausrüstung und jedes Verbot genau.
Schreib nichts dazu, auch keine Sicherheitsregel, die nicht in meinen Stichpunkten steht.
Fehlt eine Angabe oder ist etwas unklar, schreib „offen“ und frag mich danach. Höchstens drei Fragen.
Übersetz noch nichts. Warte, bis ich die deutsche Fassung freigebe.
Dann übersetz genau diese Fassung in diese Sprachen: Stelle b: [die Sprachen deines Teams]
Stichpunkte: Stelle c: [deine Anweisung, ohne Namen und Adressen]

Stelle a: dein Betrieb und für wen die Anweisung ist · Stelle b: die Sprachen · Stelle c: deine Stichpunkte (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Vor dem Einfügen: Steht in den Stichpunkten ein Name aus dem Team, von Kunden oder eine Adresse? Lösch sie.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an „Boden: Mittel offen“Was „wie immer“ heißt, weiß nur Yvonne. Eine Lücke steht als Lücke da, mit einer Frage, nicht mit einer geschätzten Menge.
an „25 ml Sanitärreiniger auf 5 Liter Wasser“Jede Menge und jede Zeit aus den Stichpunkten steht als Ziffer da. Du hakst sie einzeln ab: 25 ml, 5 Liter, 10 Minuten, 50 ml, 8 Liter.
an „Man darf nicht Sanitärreiniger mit Chlorreiniger mischen“Jedes Verbot steht mit „darf nicht“ da, keins fehlt, keins ist dazugekommen. Auch keine gut gemeinte Regel, die nicht in den Stichpunkten stand.
an der ÜbersetzungDie Zahlen aus dem Deutschen findest du hier wieder, jede in ihrer Zeile. Ob der Rest stimmt, zeigt erst die Rückübersetzung. **Abnahme: du.** Du legst die Rückübersetzung neben die deutsche Fassung und prüfst die vier Punkte. Du gehst das Blatt mit jeder Kollegin durch und lässt dir zeigen, wie sie dosiert. Die Unterweisung mit Datum und Unterschrift machst du wie immer.

Das ist Yvonnes Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Stelle a: bis Stelle c: änderst du in jedem Betrieb. Am meisten ändert sich dadurch bei diesen beiden.

CaféAylin, Fritteuse reinigen, für die Aushilfen auf Ukrainisch

Stelle a: „Ich habe ein Café mit Mittagstisch. Unten steht eine Arbeitsanweisung für meine Aushilfen in Stichpunkten.“
Stelle b: „Ukrainisch“
Stelle c: Abkühlzeit, wohin das Fett kommt, Handschuhe und Schürze, Fettlöser mit Menge und Zeit, Spülprogramm.

Das baut die KI anders: Das Blatt folgt der Reihenfolge am Gerät, vom Ausschalten über das Abkühlen bis zum Korb in der Spülmaschine. Statt Chemie stehen Hitze und Fett im Mittelpunkt.
Bleibt draußen: Namen der Aushilfen, wer wann schließt.
Kurz prüfen:: Steht bei jeder Zeit dabei, was einweicht oder einwirkt? In den Stichpunkten stand es nicht. Hat die KI dazu etwas ergänzt, berichtige es mit dem Satz unter „Wenn es schiefgeht“.

Passt nicht, wenn die Aushilfe am ersten Abend allein schließt. Erst zeigen, dann das Blatt.

FliesenlegerbetriebJens, Nassschneider auf der Baustelle, für die Gesellen auf Albanisch

Stelle a: „Ich habe einen Fliesenlegerbetrieb. Unten steht eine Arbeitsanweisung für meine Gesellen in Stichpunkten.“
Stelle b: „Albanisch“
Stelle c: nur nass schneiden, Schutzbrille und Gehörschutz, wann die Maske dazukommt, Kabel und Stecker, Anschluss am Baustromverteiler, Scheibenwechsel.

Das baut die KI anders: Aus der Maschine werden kurze Verbote und Sätze mit „wenn“, je eine Zeile.
Bleibt draußen: Namen der Gesellen, Adresse der Baustelle.
Kurz prüfen:: Gilt die Maske weiter nur beim Schleifen? Aus „FFP2-Maske, wenn du Feinsteinzeug schleifst“ darf kein „immer“ werden, auch nicht in der Rückübersetzung.

Passt nicht als Ersatz für Anleitung und Unterweisung.

Für Fortgeschrittenevergleichen lassen

vergleichen lassen
Im selben Chat, nach der Rückübersetzung: Vergleich deine Rückübersetzung mit meiner deutschen Fassung unten. Liste jeden Unterschied bei Mengen, Zeiten, Schutzausrüstung und Verboten. Liste auch, was dazugekommen oder weggefallen ist. Sonst nichts. Meine deutsche Fassung: [deine freigegebene deutsche Fassung] Die Zahlen liest du trotzdem selbst.

Was danach kommt: Eine Übersicht eurer Mittel mit Etikett und Gefahrenhinweisen baust du in Abkürzung 19. Für Gäste und Kunden, die kein Deutsch sprechen, geht es in Abkürzung 27 weiter.

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Kennst du jemanden, dem das Arbeit spart? Schick den Link weiter, ohne Anmeldung und ohne Zähler.

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