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Die KI kann keine Fliesen legen.
Alle 30 KI-Abkürzungen

Abkürzung 25 von 30 · Teil 6: Team und Sprachen

Das Wissen im Kopf des Chefs

Bevor du in Urlaub fährst. Oder in Rente.

Einmal einrichtenSofort machbar

Einen Ablauf in deinem Betrieb kann nur eine Person, und die ist bald weg: Urlaub, Kündigung, Rente.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

  1. Stelle a: Ich arbeite in einer Anwaltskanzlei und schreibe einen Ablauf für neue Kolleginnen auf.
  2. Unten steht, wie er bei uns läuft, ins Handy gesprochen, mit Fehlern vom Diktieren.
  3. Mach daraus eine Checkliste zum Abhaken, in der Reihenfolge, in der ich es sage.
  4. Bevor du schreibst: Frag nach, was unklar ist oder sich widerspricht. Höchstens drei Fragen. Warte auf meine Antworten.
  5. Schreib nur Schritte, Zuständigkeiten, Fristen und Programme, die ich nenne. Erfinde nichts dazu.
  6. Fehlt etwas, schreib eine Lücke in eckigen Klammern.
  7. Wenn ich mich korrigiere, gilt das Letzte.
  8. Wo du ein Wort nicht sicher verstehst, schreib [?] dahinter.
  9. Stelle b: Nenn niemanden mit Namen, nur mit Aufgabe, etwa „Empfang“. Auch keine Mandanten.
  10. Ton: kurz und sachlich.
  11. Mein Diktat: Stelle c: [hier den Ablauf hineinsprechen, ohne Namen und ohne Fälle]

Stelle a: dein Betrieb und für wen du schreibst · Stelle b: eine Aufgabe aus deinem Team und wer sonst ungenannt bleibt · Stelle c: dein Ablauf (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Lies vor dem Abschicken, was das Handy verstanden hat: Steht ein Name, ein Aktenzeichen, ein Fall oder etwas Privates über eine Kollegin darin? Dann lösch es.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

  • an den drei FragenErst kommen Fragen, höchstens drei, noch keine Liste.
  • an „Anwältin“Wo du „ich“ gesagt hast, steht deine Aufgabe. Kein Name, nirgends.
  • an „Kanzleisoftware“Kein Programmname, keine Frist und keine Person, die du nicht genannt hast. Die Schritte stehen in deiner Reihenfolge.
  • an „zwei Wochen vorher“Du hast dich korrigiert, es gilt das Letzte.
  • an „[offen]“Das hast du nie gesagt. Genau das stand bisher nur in deinem Kopf. **Abnahme: du.** Jede Lücke füllst du selbst, auch die, über die du erst nachdenken musst. Und lies, wie die KI dich verstanden hat: Aus „beim gegner prüft der empfang jedes schreiben“ wurde „ebenso jedes Schreiben vom Gegner“. Stimmt das so, bleibt es stehen.

Das ist Noras Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Stelle a: bis Stelle c: änderst du in jedem Betrieb. Am meisten ändert sich dadurch bei diesen beiden.

CaféAylin, der Abend, an dem die Aushilfe allein schließt

  • Stelle a: „Ich habe ein Café mit Mittagstisch und schreibe einen Ablauf für neue Aushilfen auf.“
  • Stelle b: „Nenn niemanden mit Namen, nur mit Aufgabe, etwa „Theke“. Auch keine Gäste.“
  • Stelle c: der Abend von „Schild auf geschlossen“ bis zum Abschließen: Kasse, Kühlschränke, Maschine, Alarm.
Das baut die KI anders
eine Liste für den Abend, mit dem Wechselgeld, das in der Kasse bleibt, und dem Umschlag, der am nächsten Morgen zur Chefin geht.
Bleibt draußen
Alarmcode und Tresorzahl. Im Diktat steht nur „den Code kriegst du von mir“.
Kurz prüfen:
Steht bei den Kühlschränken eine Temperatur, die du nicht gesagt hast? Streich sie. Grenzwerte kommen aus deinen eigenen Unterlagen.

FliesenlegerbetriebJens, der Morgen am Lager

  • Stelle a: „Ich habe einen Fliesenlegerbetrieb und schreibe einen Ablauf für neue Gesellen auf.“
  • Stelle b: „Nenn niemanden mit Namen, nur mit Aufgabe, etwa „Vorarbeiter“. Auch keine Kunden.“
  • Stelle c: der Morgen vom Lager bis zur Baustelle und was abends noch passiert.
Das baut die KI anders
Lager, Großhandel, Baustelle der Reihe nach. Wo du beim Erzählen springst, kommt eine Rückfrage, etwa, wann der Schlüssel geholt wird. Den Schritt verschieben lässt du sie selbst („Wenn es schiefgeht“).
Bleibt draußen
Namen und Adressen von Kunden, auch „beim Hausmeister von Nummer zwölf“.
Kurz prüfen:
Steht irgendwo eine Aufgabe, die du nicht genannt hast, etwa „Betriebsleitung“? Und steht eine Sicherheitsregel darin, die du nicht gesagt hast? Streich beides. Was ihr zur Sicherheit tut, sagst du selbst, und die Liste ersetzt keine Unterweisung.

HausarztpraxisEs gilt dieselbe Grenze wie in der Kanzlei: nur der Ablauf, etwa die Praxis am Morgen öffnen, nie ein Patient, auch nicht als Beispiel ohne Namen (Rechtsteil).

Für Fortgeschritteneder Einarbeitungsplan

  • der Einarbeitungsplan

    Sind alle Abläufe aufgeschrieben, gib die Checklisten in einem neuen Chat so weiter. Was an welchem Tag dran ist, schlägt die KI nur vor. Schieb es so, wie du einarbeitest. Unten stehen unsere Checklisten für den Empfang. Mach daraus einen Einarbeitungsplan für eine neue Kollegin: was sie am ersten Tag, in der ersten Woche und danach lernt. Nimm nur, was in den Checklisten steht. Erfinde keine Schulungen, Termine oder Personen dazu. Fehlt etwas, schreib eine Lücke in eckigen Klammern. Checklisten: [hier deine gespeicherten Checklisten einfügen]

Was danach kommt: Wer im Team kaum Deutsch spricht, bekommt die Anweisung in seiner Sprache (Abkürzung 26).

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