Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.
aStelle a: Ich arbeite in einem Café mit Mittagstisch. Unten stehen fünf Mails, bei denen ich nicht weiterweiß.
Sortier sie in drei Gruppen: „Brennt“ heißt heute antworten, „Wartet“ heißt diese Woche, „Kann weg“ heißt keine Antwort nötig.
Schreib zu jeder Mail einen Satz, was der Absender will.
Frag mich dann, was du für die Antworten von mir brauchst, und warte auf meine Antworten.
Schreib danach für jede Mail, die eine Antwort braucht, einen kurzen Entwurf.
Schreib nur, was in den Mails oder in meinen Antworten steht. Erfinde nichts dazu: keine Preise, keine Termine, keine Zusagen. Fehlt etwas, schreib „offen“.
Anrede, Namen und Gruß setze ich selbst ein.
Ton: freundlich und klar. Per Sie, außer die Mail duzt mich.
bStelle b: Mails: [hier jede Mail einfügen, mit „Mail 1“, „Mail 2“ und so weiter davor]
aStelle a: dein Betrieb, bei manchen auch, in welcher Form die Mails kommen (siehe „Dein Betrieb“) · bStelle b: deine Mails. Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.
Vor dem Einfügen: Stehen in einer Mail Namen, Mailadressen, Telefonnummern, eine Unterschrift oder Gesundheitsangaben? Lösch sie.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis
an den drei GruppenJede Mail steht in genau einer Gruppe, mit einem Satz, was der Absender will.
an „Kann weg“Werbung und reine Infos bekommen keinen Entwurf.
an „Was ich für die Antwortentwürfe brauche“Erst kommen Fragen, die Entwürfe erst nach deinen Antworten.
an „ab 18 Euro“Der Preis stammt von dir, aus deiner Antwort. Einen Preis, einen Termin oder eine Zusage hat die KI im Test kein einziges Mal erfunden.
an „ist offen“Hier fehlt eine Angabe. Die klärst du, bevor die Mail rausgeht. **Abnahme: du.** Anrede und Gruß setzt du ein. Allergene prüfst du in deiner Allergenliste (Abkürzung 19), jedes Datum und jeden Wochentag im Kalender. Passt eine Gruppe nicht, schieb die Mail um. Du kennst deine Gäste.
Das ist Aylins Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.
aStelle a: „Ich leite eine kleine Gebäudereinigung. Unten stehen fünf Mails, bei denen ich nicht weiterweiß.“
Das baut die KI anders
Die Beschwerde der Hausverwaltung steht oben bei „Brennt“. Die Anfrage für eine Büroreinigung bekommt keinen Preis, solange du keinen nennst.
Bleibt draußen
Mails deiner Leute, etwa Krankmeldungen oder Urlaubswünsche. Die beantwortest du selbst.
Kurz prüfen:
Steht nirgends, warum ein Einsatz ausfiel? Auch wenn die KI fragt, reicht „Ist ausgefallen“. Im Test nannte die KI dann in keinem der sechs Entwürfe einen Grund.
aStelle a: „Ich arbeite in einem Fahrradladen mit Werkstatt. Unten stehen fünf Mails, bei denen ich nicht weiterweiß.“
Das baut die KI anders
„Wann ist mein Rad fertig?“ und die Reklamation stehen bei „Brennt“. Fragt jemand nach der Garantie, fragt die KI dich zurück und sagt selbst nichts zu.
Bleibt draußen
Rahmen- und Kundennummern in den Mails.
Kurz prüfen:
Steht Hintergrund, der nicht in die Mail gehört, etwa wer den Fehler gemacht hat, als „das sag ich dem Kunden nicht“ gekennzeichnet? So blieb er im Test jedes Mal draußen.
Praxis und KanzleiPasst nicht ohne Business-Tarif. Post von Patienten und Mandanten ist ein echter Fall, auch ohne Namen (R1).
Für Fortgeschrittenedeine Sortierregeln
deine Sortierregeln
Was bei dir immer dringend ist, setzt du als Zeile vor „Anrede, Namen und Gruß …“, etwa: „Meine Regeln: Fragen zu Allergenen und Anfragen für Feiern sind immer „Brennt“. Preisänderungen und Rechnungen von Lieferanten kommen in eine vierte Gruppe „Für die Buchhaltung“.“ Damit stand die Feier im Test jedes Mal bei „Brennt“.
Was danach kommt: Kommt dieselbe Frage jede Woche, schreibst du mit Abkürzung 3 einmal eine feste Antwort. Ist eine Mail heikel, etwa eine Beschwerde, hilft Abkürzung 4.
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