Abkürzung 4 von 30 · Teil 1: Das Postfach

Die schwierige Mail

Erst schreiben, was du denkst. Dann das, was rausgeht.

Jedes Mal mit KISofort machbar

Ein Kunde beschwert sich oder will etwas, das du nicht gibst, und jede Antwort, die du anfängst, klingt zu spitz, zu weich oder zu lang.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite in einem Fahrradladen und muss auf eine schwierige Mail antworten.
Unten stehen die Mail und meine Notiz. Nimm aus der Notiz den Inhalt, nicht den Ärger.
Sag meine Entscheidung im ersten oder zweiten Satz, klar und ohne Wenn und Aber.
Entschuldige dich nur, wenn ich in der Notiz einen Fehler von uns nenne.
Biete nichts an, was nicht in der Notiz steht: keinen Gutschein, keinen Rabatt, keinen Rückruf.
Keine Floskeln wie „Wir bedauern die Unannehmlichkeiten“. Höchstens 120 Wörter.
Fehlt dir etwas, frag nach, höchstens zwei Fragen, und warte auf meine Antworten.
Namen und Gruß setze ich selbst ein.
Ton: ruhig, freundlich, bestimmt.
Anrede: Stelle b: [per Sie oder per du]
Die Mail: Stelle c: [die Mail des Kunden, ohne Namen und Adresse]
Meine Notiz: Stelle d: [was du denkst, was es gibt und was nicht, ungefiltert]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: Sie oder du · Stelle c: die Mail · Stelle d: deine Notiz (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Vor dem Einfügen: Stehen noch Name, Adresse, Telefonnummer oder Rahmennummer in der Mail? Lösch sie.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an „erstatten wir Ihnen nicht“Deine Entscheidung steht im ersten oder zweiten Satz. Mit der Vorlage war das im Test jedes Mal so.
am Anfang der MailKeine Entschuldigung und kein „Wir verstehen Ihren Ärger“. Eine Entschuldigung gehört nur hinein, wenn du selbst einen Fehler nennst.
an „kostenlos nach“Angeboten wird nur, was in deiner Notiz steht. Kein Gutschein, kein Rabatt, kein Rückruf, kein Versprechen, dass jetzt alles hält.
an „Darauf haben wir auf dem Zettel hingewiesen“Nichts von deinem Ärger ist übrig. Der Zettel wird erwähnt, ohne ihn dem Kunden vorzuhalten, kein „wie bereits mitgeteilt“ und kein „… ist kein Pfusch“.
an „am besten vormittags“Dein Nachtrag steht drin, der Rest ist gleich geblieben. **Abnahme: du.** Jeden Betrag, jeden Tag und jede Uhrzeit vergleichst du mit deiner Notiz.

Das ist Meikes Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

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