Abkürzung 3 von 30 · Teil 1: Das Postfach

Immer dieselbe Antwort

Ja, wir haben samstags geöffnet. Zum hundertsten Mal.

Einmal einrichtenSofort machbar

Dieselben Fragen kommen immer wieder per Mail, und du beantwortest jede neu.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite am Empfang einer Hausarztpraxis.
Per Mail kommen immer wieder dieselben Fragen. Unten stehen sie mit unseren Angaben.
Bau mir daraus Antwortbausteine, die ich speichere und immer wieder verwende.
Fass gleiche Fragen zusammen: ein Baustein pro Thema, mit kurzer Überschrift.
Bevor du schreibst: Frag nach, was dir fehlt. Höchstens drei Fragen. Warte auf meine Antworten.
Jeder Baustein hat höchstens vier Sätze, ohne Anrede und Gruß.
Schreib nur, was in meinen Angaben oder Antworten steht. Erfinde nichts dazu.
Fehlt etwas, schreib eine Lücke in eckigen Klammern, etwa [Telefonnummer].
Stelle b: Ton: freundlich, per Sie.
Stelle c: Keine medizinischen Ratschläge, auch nicht allgemein.
Die Fragen: Stelle d: [die Fragen aus deiner Notiz, allgemein]
Unsere Angaben: Stelle e: [eure Zeiten, Anfahrt, Parken und was ihr sonst immer erklärt]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: per Sie oder per du · Stelle c: was nie in einer Antwort stehen darf · Stelle d: die Fragen · Stelle e: eure Angaben (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Prüfe die Fragen vor dem Einfügen: Gehört noch etwas zu einem Patienten?

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an der ersten KI-AntwortErst kamen Fragen, höchstens drei, noch keine Bausteine. Gefragt wird, wo deine Angaben fehlen.
an „Parken“Jeder Baustein hat eine Überschrift und höchstens vier Sätze, ohne Anrede und Gruß. Die setzt du in der Mail selbst davor und dahinter.
an „9 bis 12 Uhr“ und „Buslinie 7“Zeiten, Bus und Parken stehen so da wie in deinen Angaben. Nichts ist dazu erfunden.
an „[Tage und Zeiten]“Die Frage blieb unbeantwortet, darum steht eine Lücke da. Auch „aus dem Ort“ wurde eine, die KI kennt euren Ort nicht.
an „116117“Notdienst und Notruf stehen unverändert drin, ein medizinischer Rat nirgends.
an „Versichertenkarte“Was aus deinen Antworten dazukam, hängt manchmal am falschen Baustein. Hier gilt es für alle, nicht nur für neue Patienten. **Abnahme: du.** Telefonnummer, Mailadresse, Ort und Blutabnahme-Zeiten setzt du ein. Urlaub und Vertretung sollen so klingen wie auf eurem Anrufbeantworter.

Das ist Semas Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

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