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Die KI kann keine Fliesen legen.
Alle 30 KI-Abkürzungen

Abkürzung 16 von 30 · Teil 4: Papierkram

Lieferantenrechnungen prüfen

Wer liest schon Rechnungen? Ab jetzt: jemand.

Jedes Mal mit KISofort machbar

Rechnungen von Lieferanten werden bezahlt, ohne dass jemand sie neben das Angebot legt.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

  1. Stelle a: Ich arbeite am Empfang einer Hausarztpraxis und prüfe eine Rechnung von einem Lieferanten.
  2. Stelle b: Unten stehen, was wir vereinbart haben (Bestellung, Angebot oder Vertrag), und die Rechnung.
  3. Vergleich beides Zeile für Zeile: Artikel, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Zusatzkosten.
  4. Rechne jede Rechnungszeile, die Summe und die Mehrwertsteuer nach und schreib den Rechenweg dazu.
  5. Schreib dann eine Tabelle mit Position, vereinbart, laut Rechnung und Unterschied in Euro.
  6. Darunter nur die Abweichungen, jede in einem Satz, und was die Rechnung richtig ergeben müsste.
  7. Erfinde keine Abweichungen. Stimmt alles, schreib „Keine Abweichung gefunden.“
  8. Steht etwas nicht in der Vereinbarung, schreib „nicht prüfbar“ statt zu raten.
  9. Ob wir zahlen, entscheide ich.
  10. Stelle c: Vereinbarung und Rechnung: [hier beides eintippen, die Rechnung kannst du auch als Foto anhängen]

Stelle a: dein Betrieb und von wem die Rechnung kommt · Stelle b: womit du vergleichst · Stelle c: deine Unterlagen. Was bei dir hineinkommt, steht unter „Dein Betrieb“. Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Vor dem Einfügen: Stehen Kundennummer, Bankverbindung oder ein Name darauf? Lass sie weg oder deck sie auf dem Foto ab.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

  • an Pos. 2Jede Rechnungszeile ist nachgerechnet, mit Rechenweg, auch die, die stimmt.
  • an den AbweichungenJede steht mit Betrag in Euro da, darunter der Betrag, den die Rechnung richtig ergeben müsste.
  • an „nicht prüfbar“Was nicht in der Vereinbarung steht, heißt „nicht prüfbar“, nicht „falsch“.
  • an der Häkchen-SpalteJede Summe steht mit allen Zahlen da, die hineingehen. Diese Zeilen rechnest du nach.
  • an der MailWas du ihr gesagt hast, steht nicht mehr als Fehler da, und der neue Betrag hat seinen Rechenweg davor. Bei einer richtigen Rechnung steht „Keine Abweichung gefunden.“ da, und im Test blieb die KI jedes Mal dabei, auch als nachgehakt wurde. **Abnahme: du.** Jede Zeile mit Gleichheitszeichen ist nachgerechnet und abgehakt, auch die zum neuen Betrag. Jede Abweichung hast du selbst auf dem Papier gefunden, nicht nur in ihrer Tabelle. In der Mail stimmen Rechnungsnummer, Datum und dein Name, bevor sie rausgeht.

Das ist Semas Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders und rechnet in anderen Schritten.

Wenn die KI Unsinn schreibt

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