Abkürzung 16 von 30 · Teil 4: Papierkram

Lieferantenrechnungen prüfen

Wer liest schon Rechnungen? Ab jetzt: jemand.

Jedes Mal mit KISofort machbar

Rechnungen von Lieferanten werden bezahlt, ohne dass jemand sie neben das Angebot legt.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite am Empfang einer Hausarztpraxis und prüfe eine Rechnung von einem Lieferanten.
Stelle b: Unten stehen, was wir vereinbart haben (Bestellung, Angebot oder Vertrag), und die Rechnung.
Vergleich beides Zeile für Zeile: Artikel, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Zusatzkosten.
Rechne jede Rechnungszeile, die Summe und die Mehrwertsteuer nach und schreib den Rechenweg dazu.
Schreib dann eine Tabelle mit Position, vereinbart, laut Rechnung und Unterschied in Euro.
Darunter nur die Abweichungen, jede in einem Satz, und was die Rechnung richtig ergeben müsste.
Erfinde keine Abweichungen. Stimmt alles, schreib „Keine Abweichung gefunden.“
Steht etwas nicht in der Vereinbarung, schreib „nicht prüfbar“ statt zu raten.
Ob wir zahlen, entscheide ich.
Stelle c: Vereinbarung und Rechnung: [hier beides eintippen, die Rechnung kannst du auch als Foto anhängen]

Stelle a: dein Betrieb und von wem die Rechnung kommt · Stelle b: womit du vergleichst · Stelle c: deine Unterlagen. Was bei dir hineinkommt, steht unter „Dein Betrieb“. Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Vor dem Einfügen: Stehen Kundennummer, Bankverbindung oder ein Name darauf? Lass sie weg oder deck sie auf dem Foto ab.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an Pos. 2Jede Rechnungszeile ist nachgerechnet, mit Rechenweg, auch die, die stimmt.
an den AbweichungenJede steht mit Betrag in Euro da, darunter der Betrag, den die Rechnung richtig ergeben müsste.
an „nicht prüfbar“Was nicht in der Vereinbarung steht, heißt „nicht prüfbar“, nicht „falsch“.
an der Häkchen-SpalteJede Summe steht mit allen Zahlen da, die hineingehen. Diese Zeilen rechnest du nach.
an der MailWas du ihr gesagt hast, steht nicht mehr als Fehler da, und der neue Betrag hat seinen Rechenweg davor. Bei einer richtigen Rechnung steht „Keine Abweichung gefunden.“ da, und im Test blieb die KI jedes Mal dabei, auch als nachgehakt wurde. **Abnahme: du.** Jede Zeile mit Gleichheitszeichen ist nachgerechnet und abgehakt, auch die zum neuen Betrag. Jede Abweichung hast du selbst auf dem Papier gefunden, nicht nur in ihrer Tabelle. In der Mail stimmen Rechnungsnummer, Datum und dein Name, bevor sie rausgeht.

Das ist Semas Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders und rechnet in anderen Schritten.

Wenn die KI Unsinn schreibt

Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Du änderst Stelle a: , Stelle b: und Stelle c: . Womit du in Stelle b: vergleichst, bestimmt, was die KI als Abweichung meldet.

Café mit MittagstischAylin legt die Getränkerechnung neben die vom letzten Monat

Stelle a: „Ich arbeite in einem Café mit Mittagstisch und prüfe die Rechnung von unserem Getränkehändler.“
Stelle b: „Unten stehen die letzte Rechnung und die neue. Die Mengen dürfen anders sein, vergleich die Einzelpreise.“
Stelle c: „Letzte und neue Rechnung:“ und darunter beide abgetippt.

Das baut die KI anders: Sie vergleicht Einzelpreise, nicht Mengen. Sechs Kisten statt fünf sind keine Abweichung, ein neuer Zuschlag schon. Der stand im Test jedes Mal da.
Bleibt draußen: Kundennummer und Bankverbindung.
Kurz prüfen:: Was die Rechnung mit den alten Preisen ergeben hätte, ist ein Vergleich, keine Forderung. Ob der Händler den Zuschlag verlangen darf, steht in euren Lieferbedingungen, oder du fragst ihn.

FliesenlegerbetriebJens prüft den Warenbeleg vom Baustoffhändler als Foto

Stelle a: „Ich arbeite in einem Fliesenlegerbetrieb und prüfe einen Warenbeleg vom Baustoffhändler.“
Stelle b: „Unten steht unsere Bestellung, der Beleg hängt als Foto an.“
Stelle c: eure Bestellung mit den Preisen aus dem Angebot, netto, abgetippt. Den Beleg hängst du als Foto an.

Das baut die KI anders: Sie liest die Zahlen vom Foto und rechnet mit ihnen, auch Menge mal Einzelpreis.
Bleibt draußen: Kundennummer und Baustellenadresse. Deck sie auf dem Foto ab.
Kurz prüfen:: Halt ihre Tabelle einmal neben den Beleg, bevor du ihren Abweichungen glaubst. Ob die Ware wirklich angekommen ist, prüfst du beim Wareneingang (Abkürzung 10).

Für Fortgeschritteneeine Preisliste für die Stammlieferanten

eine Preisliste für die Stammlieferanten
Gibt es kein Angebot, vergleichst du mit den Preisen vom letzten Mal, und die KI schreibt dir die Liste nach jeder Rechnung neu. Nimm die Vorlage von oben. Bei Stelle b: steht: „Unten stehen unsere Preisliste mit den zuletzt bezahlten Preisen und die neue Rechnung.“ Direkt nach „Ob wir zahlen, entscheide ich.“ kommen zwei Zeilen dazu: „Schreib bei jeder Preisänderung dazu, um wie viel Prozent sie steigt oder fällt.“ „Schreib zum Schluss die Preisliste neu, mit den Preisen aus dieser Rechnung. Was nicht auf der Rechnung steht, bleibt unverändert.“ Bei Stelle c: schreibst du „Preisliste und Rechnung:“ und darunter beides. Die neue Liste speicherst du als Notiz für das nächste Mal.

Was danach kommt: Die geprüfte Rechnung ist ein Beleg. Wie sie zur Steuerberatung kommt, steht in Abkürzung 15.

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