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Die KI kann keine Fliesen legen.
Alle 30 KI-Abkürzungen

Abkürzung 13 von 30 · Teil 3: Vom Auftrag bis zum Geld

Zahlungserinnerung und Mahnung

Freundlich, bestimmt, bezahlt

Einmal einrichtenSofort machbar

Eine Rechnung ist überfällig, und die Mahnung bleibt liegen, weil jeder Satz zu hart oder zu weich klingt.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

  1. Stelle a: Ich arbeite in einem Fliesenlegerbetrieb und brauche drei Textbausteine für unbezahlte Stelle b: Rechnungen.
  2. Fehlt dir etwas, frag nach, höchstens drei Fragen, und warte auf meine Antworten.
  3. Stufe 1: freundliche Zahlungserinnerung, geht von einem Versehen aus.
  4. Stufe 2: Mahnung, sachlich und bestimmt, mit neuer Frist.
  5. Stufe 3: letzte Mahnung, sagt ruhig, was nach der Frist passiert.
  6. Jede Stufe mit Betreff, höchstens sechs Sätze, ohne Vorwurf, nicht beleidigt.
  7. Der Kunde soll danach gern wieder bei uns bestellen.
  8. Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Frist als Lücken in eckigen Klammern.
  9. Keine Zinsen, Gebühren, Paragrafen oder Schritte, die nicht unten stehen.
  10. Schreib als mein Betrieb, per Sie. Namen setze ich selbst ein.
  11. Ton: freundlich und klar.
  12. Meine Regeln: Stelle c: [Zahlungsziel, Frist je Stufe, was nach der letzten Frist passiert]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: welche Rechnungen · Stelle c: deine Regeln (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Steht in deinen Regeln ein Kundenname oder eine Rechnungsnummer? Lösch beides.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

  • an den Lücken in Stufe 1Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Frist sind Lücken. Die Tage stammen aus deinen Regeln, ein Datum setzt die KI nicht ein.
  • an den drei BetreffzeilenDer Ton wird von Stufe zu Stufe fester, ohne Vorwurf.
  • an der RatenzeileDein Nachtrag steht drin, ohne erfundene Raten oder Beträge.
  • an „Mahnbescheid“Nur dein Schritt steht da. Zinsen, Gebühren oder Paragrafen, die nicht von dir stammen, kamen mit der Vorlage im Test kein einziges Mal vor. **Abnahme: du.** Anrede und Gruß setzt du selbst dazu. Schreibt deine KI „Sehr geehrte Damen und Herren“, passt das nur für Firmen.

Das ist Jens' Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt
Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Stelle a: bis Stelle c: änderst du in jedem Betrieb. Am meisten ändert sich dadurch bei diesen beiden.

GebäudereinigungYvonne, Monatsrechnungen an Hausverwaltungen und Büros

  • Stelle a: „Ich leite eine Gebäudereinigung“
  • Stelle b: „Monatsrechnungen“
  • Stelle c: deine Fristen, wer deine Kunden sind, und als letzter Schritt „danach unterbrechen wir die Reinigung, bis bezahlt ist“.
Das baut die KI anders
Stufe 3 kündigt die Unterbrechung an und nichts sonst. Im Test war das jedes Mal so.
Bleibt draußen
Name der Hausverwaltung und Adresse des Objekts.
Kurz prüfen:
Ob du die Reinigung unterbrechen darfst, steht in deinem Vertrag. Die KI prüft das nicht.

Passt nicht, wenn der Kunde kürzt, weil eine Reinigung ausgefallen ist. Das klärst du am Telefon.

CaféAylin, Catering-Rechnungen an Firmen und Vereine

  • Stelle a: „Ich arbeite in einem Café mit Mittagstisch“
  • Stelle b: „Catering-Rechnungen“
  • Stelle c: deine Fristen, wer deine Kunden sind, und als letzter Schritt „danach geht die Sache an ein Inkassobüro“.
Das baut die KI anders
Stufe 3 nennt das Inkassobüro, sonst keinen Schritt.
Bleibt draußen
Namen der Firmen und Vereine.
Kurz prüfen:
Willst du Stufe 1 lockerer, lies sie laut. Meist kommen Ausrufezeichen dazu.

Passt nicht bei Stammgästen, die du beim Namen kennst. Da ist ein Wort am Tresen freundlicher als jeder Brief.

Für FortgeschritteneGeschäftskunden

  • Geschäftskunden

    Schreibst du an Firmen und willst Zinsen, setz direkt vor „Meine Regeln“: „Mein Kunde ist ein Betrieb, kein Privatkunde. Nenn in Stufe 3 Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und die Pauschale von 40 Euro. Rechne keine Beträge aus.“

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