Abkürzung 11 von 30 · Teil 3: Vom Auftrag bis zum Geld

Bericht und Abnahmeprotokoll

Beweisfotos mit Begleittext

Jedes Mal mit KIEtwas Übung

Nach einem Einsatz oder einer Abnahme soll ein Bericht raus, und die Fotos liegen ungeordnet auf dem Handy.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite in einer Gebäudereinigung und brauche Stelle b: einen Bericht über einen Einsatz.
Unten stehen meine Stichpunkte, ins Handy gesprochen, mit Fehlern vom Diktieren.
Wenn ich mich korrigiere, gilt das Letzte.
Bevor du schreibst: Frag nach, was unklar ist. Höchstens drei Fragen. Ist alles klar, frag nichts. Warte auf meine Antworten.
Schreib dann den Bericht: Anlass, Erledigt, Nicht erledigt, Aufgefallen, Unterschrift.
Die Fotonummer sage ich vor dem Punkt, zu dem sie gehört. Schreib sie dazu.
Schreib nur, was ich dir sage. Erfinde keine Ursachen, Zusagen oder Namen.
Ob etwas schon vorher da war, schreibst du nur, wenn ich es sage.
Bewerte nichts rechtlich, auch nicht, wer für einen Schaden aufkommt.
Zeitangaben wie „heute“ übernimmst du wörtlich. Die Datumszeile bleibt leer.
Stichpunkte: Stelle c: [hier deinen Rundgang sprechen]

Stelle a: dein Betrieb · Stelle b: was für ein Bericht es wird · Stelle c: dein Rundgang (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Lies vor dem Abschicken, was das Handy verstanden hat: Steht ein Name, eine Adresse oder eine Telefonnummer darin? Dann lösch sie.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an „Foto 2“Jede Fotonummer steht bei dem Punkt, vor dem du sie gesagt hast.
an „drei Fensterrahmen“Du hast dich korrigiert, es gilt das Letzte.
an „schon vorhanden“Das steht nur da, weil du es gesagt hast. Von sich aus schrieb die KI es mit der Vorlage im Test kein einziges Mal.
an „Datum“ und „morgen früh“Die Datumszeile ist leer, „heute“ und „morgen früh“ stehen wörtlich da. Keine Ursache und keine Zusage, die du nicht genannt hast. **Abnahme: du.** Datum, Namen und Adresse trägst du ein, der Vorbehalt bleibt wörtlich. Und lies, wie die KI einen unklaren Satz verstanden hat: Aus „die nimmt der Küchenbauer ab“ wurde „entfernt der Küchenbauer die Schutzfolie“. Hast du das so gemeint, bleibt es stehen.

Das ist Yvonnes Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

Dein BetriebWas du für deinen Betrieb änderst, mit 2 Beispielen

Stelle a: bis Stelle c: änderst du in jedem Betrieb. Am meisten ändert sich dadurch bei diesen beiden.

FliesenlegerbetriebJens, Abnahme eines fertigen Bads mit der Kundin

Stelle a: „Ich arbeite in einem Fliesenlegerbetrieb“
Stelle b: „ein Abnahmeprotokoll für ein fertiges Bad“
Stelle c: dein Rundgang mit der Kundin, auch was nicht euer Gewerk ist, etwa „Heizkörperverkleidung macht der Maler“.

Das baut die KI anders: Was ein anderes Gewerk macht, steht unter „Aufgefallen“, nicht als eure offene Arbeit.
Bleibt draußen: Name und Adresse der Kundin, Fotos mit Hausnummer oder Gesichtern.
Kurz prüfen:: Steht der Vorbehalt mit beiden offenen Punkten da? Im Test war das jedes Mal so.

Passt nicht, wenn der Auftraggeber sein eigenes Abnahmeformular mitbringt. Dann füllst du seins aus.

FahrradladenMeike, Werkstattbericht nach der Inspektion

Stelle a: „Ich arbeite in einem Fahrradladen mit Werkstatt“
Stelle b: „einen Werkstattbericht für eine Kundin“
Stelle c: was du gemacht hast und was die Kundin am Telefon entschieden hat.

Das baut die KI anders: Unter „Nicht erledigt“ steht, dass die Kundin den Kettentausch abgelehnt hat, und was nicht im Auftrag war. Ein Urteil über die Sicherheit oder eine Empfehlung schreibt sie nicht dazu.
Bleibt draußen: Name und Telefonnummer der Kundin, die Rahmennummer.
Kurz prüfen:: Steht die Ablehnung drin? Dafür schreibst du den Bericht.

Passt nicht für die Inspektion ohne Befund. Da reicht der Haken auf dem Auftragszettel.

Praxis und KanzleiPasst nicht ohne Business-Tarif. Ein Bericht über einen Patienten oder über einen Ortstermin im Mandat ist ein echter Fall, auch ohne Namen (R1). Diese Berichte schreibst du selbst.

Für Fortgeschrittenedas Leistungsverzeichnis abhaken

das Leistungsverzeichnis abhaken
Kopier es unter deine Stichpunkte, mit der Überschrift „Leistungsverzeichnis:“, und setz direkt über „Stichpunkte:“ die Zeile „Unter den Stichpunkten steht unser Leistungsverzeichnis. Hak jede Leistung ab: erledigt, nicht erledigt oder nicht erwähnt.“ Dann bleibt, was du nicht gesagt hast, als „nicht erwähnt“ stehen, im Test jedes Mal.

Was danach kommt: Ist die Abnahme unterschrieben, schreibst du die Rechnung (Abkürzung 12).

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