Abkürzung 25 von 30 · Teil 6: Team und Sprachen

Das Wissen im Kopf des Chefs

Bevor du in Urlaub fährst. Oder in Rente.

Einmal einrichtenSofort machbar

Einen Ablauf in deinem Betrieb kann nur eine Person, und die ist bald weg: Urlaub, Kündigung, Rente.

Das gibst du der KI

Abgeschickt wird dabei nichts, das machst du selbst. Claude zeigt dabei einen Sicherheitshinweis. Das ist normal bei Texten, die von einer Webseite kommen. In Gemini fügst du den kopierten Text ein.

Stelle a: Ich arbeite in einer Anwaltskanzlei und schreibe einen Ablauf für neue Kolleginnen auf.
Unten steht, wie er bei uns läuft, ins Handy gesprochen, mit Fehlern vom Diktieren.
Mach daraus eine Checkliste zum Abhaken, in der Reihenfolge, in der ich es sage.
Bevor du schreibst: Frag nach, was unklar ist oder sich widerspricht. Höchstens drei Fragen. Warte auf meine Antworten.
Schreib nur Schritte, Zuständigkeiten, Fristen und Programme, die ich nenne. Erfinde nichts dazu.
Fehlt etwas, schreib eine Lücke in eckigen Klammern.
Wenn ich mich korrigiere, gilt das Letzte.
Wo du ein Wort nicht sicher verstehst, schreib [?] dahinter.
Stelle b: Nenn niemanden mit Namen, nur mit Aufgabe, etwa „Empfang“. Auch keine Mandanten.
Ton: kurz und sachlich.
Mein Diktat: Stelle c: [hier den Ablauf hineinsprechen, ohne Namen und ohne Fälle]

Stelle a: dein Betrieb und für wen du schreibst · Stelle b: eine Aufgabe aus deinem Team und wer sonst ungenannt bleibt · Stelle c: dein Ablauf (siehe „Dein Betrieb“). Die Buchstaben schreibst du nicht mit ab. Beim Kopieren bleiben die Buchstaben draußen.

Lies vor dem Abschicken, was das Handy verstanden hat: Steht ein Name, ein Aktenzeichen, ein Fall oder etwas Privates über eine Kollegin darin? Dann lösch es.

Daran erkennst du ein gutes Ergebnis

an den drei FragenErst kommen Fragen, höchstens drei, noch keine Liste.
an „Anwältin“Wo du „ich“ gesagt hast, steht deine Aufgabe. Kein Name, nirgends.
an „Kanzleisoftware“Kein Programmname, keine Frist und keine Person, die du nicht genannt hast. Die Schritte stehen in deiner Reihenfolge.
an „zwei Wochen vorher“Du hast dich korrigiert, es gilt das Letzte.
an „[offen]“Das hast du nie gesagt. Genau das stand bisher nur in deinem Kopf. **Abnahme: du.** Jede Lücke füllst du selbst, auch die, über die du erst nachdenken musst. Und lies, wie die KI dich verstanden hat: Aus „beim gegner prüft der empfang jedes schreiben“ wurde „ebenso jedes Schreiben vom Gegner“. Stimmt das so, bleibt es stehen.

Das ist Noras Ergebnis, nicht deins. Deine KI formuliert anders.

Wenn die KI Unsinn schreibt

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