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Kann das in die KI?

Geh die sechs Fragen durch, bevor du deinen Text oder dein Foto in die KI gibst. Was du ankreuzt, bekommt einen Hinweis aus dem Rechtsteil des Buchs. Dein Text bleibt bei dir: Hier gibst du nichts ein, und die Seite sendet nichts.

Was steht in deinem Text oder auf deinem Foto?Stehen Namen, Adressen, Telefonnummern oder Mailadressen darin?Von Kunden, Patienten, Mandanten, Gästen oder Leuten aus dem Team.Kann jemand die Person auch ohne Namen erkennen?Geburtsdatum, Kennzeichen, Aktenzeichen, Kundennummer, ein seltener Beruf, ein Unfall aus der Zeitung, das genaue Datum.Geht es um die Gesundheit einer Person oder um etwas unter Schweigepflicht?Ein Patientenfall, ein Mandat, eine Diagnose, ein Befund, auch in eigenen Worten ohne Namen.Stehen Gründe darin, warum jemand aus dem Team fehlt?Krank, Kur, Elternzeit, ein Termin beim Amt.Stehen Passwörter, Zugangsdaten, Schließ- oder Alarmcodes darin?Auch Kartennummern, Rahmennummern oder Kundennummern beim Lieferanten.Stehen deine Preise, deine Kalkulation oder dein Stundensatz darin?Preisliste, Aufschläge, was ein Auftrag dich kostet.

Das heißt für deinen Text

Nichts angekreuzt? Dann kann der Text so in die KI. Lies ihn trotzdem einmal wie eine Nachbarin, die deinen Betrieb kennt.

Raus damit, Platzhalter rein: statt „Frau Becker“ schreibst du [Kundin]. Den echten Namen setzt du erst ein, wenn der Text fertig ist, in deinem Mail- oder Rechnungsprogramm. Dafür gibt es das Werkzeug „Angaben entfernen“.
Erkennungszeichen raus. Und die Nachbarprobe: Lies deinen Text, als wärst du eine Nachbarin, die deinen Betrieb kennt. Kannst du erraten, um wen es geht? Dann streich weiter, oder lass den Fall draußen.
Das bleibt draußen, auch ohne Namen und auch mit Platzhaltern. Für Praxis und Kanzlei gilt die strengere Regel aus dem Rechtsteil: Ohne geprüften Business-Tarif mit Datenverarbeitungsvertrag kommt kein echter Fall in die KI, und auch damit nur so viel, wie die Aufgabe braucht. Übe stattdessen mit erfundenen Angaben.
Gründe fürs Fehlen bleiben draußen. Für den Dienstplan reicht: Wer ist da, wer nicht.
Zugangsdaten gehören nie in die KI. Streich sie, bevor du kopierst, auch aus Fotos.
Das ist kein Datenschutzfall, aber dein Betriebsgeheimnis. Die Vorlagen im Buch lassen die Preisspalte leer: Preise und Summen setzt du selbst ein, in deinem eigenen Formular.

Die Grundregel aus dem Buch

Die Grundregel heißt: nur so viel, wie die Aufgabe braucht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Ohne geprüften Business-Tarif kommt nichts in die KI, woran jemand einen echten Menschen erkennen kann, auch kein Kürzel statt Namen. Geht es nicht ohne, übst du mit erfundenen Angaben. Keine Abkürzung in diesem Buch braucht den echten Namen einer Kundin, eines Patienten oder einer Mandantin. Die KI formuliert eine Absage, ein Angebot, eine Antwort auf eine Bewertung. Wer sie bekommt, spielt für den Text keine Rolle. Den Namen setzt du am Ende selbst ein, in deinem Mailprogramm oder deinem Rechnungsprogramm. So steht es in jedem Kapitel unter „Das darf rein“.

Anonymisieren in drei Schritten

Namen raus, Platzhalter rein. Statt „Frau Becker“ schreibst du [Kundin], statt „Herr Doktor Brunner“ [Arzt]. Den echten Namen setzt du erst ein, wenn der Text fertig ist, in deinem Mail- oder Rechnungsprogramm.
Erkennungszeichen raus. Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Kennzeichen, Kundennummer. Dazu alles Ungewöhnliche: der seltene Beruf, der Unfall, der in der Zeitung stand, das genaue Datum. Beim Foto knickst du den Zettel oben um oder schneidest das Bild zu, bevor du es hochlädst (E6).
Die Nachbarprobe. Lies deinen Text, als wärst du eine Nachbarin oder eine Kollegin, die deinen Betrieb kennt. Kannst du erraten, um wen es geht? Dann streich weiter, oder lass den Fall draußen.

Vorher: „Frau Becker, Lindenweg 12, Tel. 0151 …, Bad 2,40 × 1,80 m, will eine bodengleiche Dusche, weil ihr Mann nach der Hüftoperation nicht mehr über den Wannenrand kommt.“

Nachher: „[Kundin], Bad 2,40 × 1,80 m, wünscht eine bodengleiche Dusche ohne Einstieg.“

Was darf rein, was nicht: die sechs Betriebe

Betrieb	Darf rein	Bleibt draußen
Fliesenlegerbetrieb	Maße, Material, Stichpunkte zum Auftrag, Fotos vom Bad ohne Menschen und ohne Hausnummer	Name, Adresse und Telefonnummer der Kunden, Fotos mit Gesichtern oder Kennzeichen
Hausarztpraxis	Terminart, Abläufe, Öffnungszeiten, eigene Aushänge, allgemeine Fragen ohne Bezug zu einer Person, ausgedachte Beispiele	jeder einzelne Patientenfall, auch in eigenen Worten ohne Namen: Name, Geburtsdatum, Diagnose, Beschwerden, Befunde, dass jemand Patient ist
Anwaltskanzlei	eigene Abläufe, eigene Verträge der Kanzlei, allgemeine Rechtsfragen ohne Bezug zu einem Mandat, ausgedachte Beispiele	jedes einzelne Mandat, auch in eigenen Worten ohne Namen: Mandantenname, Gegner, Aktenzeichen, Sachverhalt, Schriftsätze und Post aus Mandaten, dass jemand Mandant ist
Fahrradladen	Produkt, Preis, Reparatur, Kassensummen	Kundendaten, Rahmennummern, Einzelbelege mit Kartennummer
Café mit Mittagstisch	Rezepte, Zutaten, Karte, Aushänge, Tagessummen	Namen von Gästen, Reservierungen mit Telefonnummer, Allergien einzelner Gäste
Gebäudereinigung	Einsatzort als Kurzname, Tätigkeit, Zeiten, ein Übungsplan mit ausgedachten Namen	Namen von Bewohnern oder Mieterinnen, Gründe für Abwesenheit, Adressen des Teams, echte Namen oder Kürzel im Dienstplan

Die Tabelle gilt für die Arbeit ohne Business-Tarif. Mit Business-Tarif und Datenverarbeitungsvertrag darf mehr hinein, aber nur so viel, wie die Aufgabe braucht. Für Praxis und Kanzlei ändert der Business-Tarif allein an der rechten Spalte nichts. Warum, steht im nächsten Abschnitt.

Stand: September 2026. Das ist eine Hilfe zum Durchsehen, keine automatische Freigabe und keine Rechtsberatung. Was für deinen Betrieb gilt, klärst du mit jemandem, der dafür geradesteht.